Osmanlı
devlet arşivi, önceleri sarayda iki evrak mahzeni vardı. Bunlardan birisi
paşakapısında, diğeri de eski dîvânhâne yeri yakınında idi. Bütün kânunlar,
nizamlar ve mühim emirler âid oldukları kalem defterlerine kayıt olunurlar ve
bu defterler dolduktan sonra saraydaki evrak mahzenine gönderilirdi. Yeni
kayıtlar ise paşakapısındaki (Bâb-ı âlî’deki) mahzende saklanırdı. 1846
yılından sonra sadrâzamlık (paşakapısı) arşivi, Hazîne-i evrak adıyla anılmaya
başladı.
Başta
pâdişâh olmak üzere, Enderûn-ı hümâyûnda tam bir disiplin ve ahenkli bir
terbiye sistemi ile yetiştirilen üst kademe Osmanlı devlet adamları, tam bir
tertip ve düzenle yazdıkları evrakları usûlüne uygun bir şekilde saklamaya
îtinâ gösterirlerdi.
Bugünün
bakanlar kurulu demek olan Dîvân-ı hümâyûnda alınan kararların yazıldığı
mühimme defterleri, gizli yazılan hüküm ve fermanların yazıldığı mektûm mühimme
defterleri, ordu mühimmesi ve rikâb mühimmesi, ahkâm defterleri, kayûd-i
ahkâm-ı mîrî defterleri, tahvîl ve rüûs defterleri, düvel-i ecnebiye
defterleri, icmal ve mufassal tahrîr tefterleri, rûznâmçe gibi defterlerde her
türlü kaydı tutup, devletin ve halkın hak ve hukukunun zayi olmaması için de bu
defter ve evrakları sıkı bir muhafaza ve disiplinli bir kullanma nizâmı ile
arşiv ve mahzenlerde sakladılar (Bkz, Dîvân-ı Hümâyûn). Devlet arşivi durumunda
olan bu mahzenler, pâdişâhın veziri âzamdaki mührüyle mühürlenen üç devlet
hazînesinden biri idi. Hükümetin her toplantısından sonra bu mühürle
mühürlenirdi. Zîrâ milletin bütün hukuku bu kayıtlara bağlıydı. Devleti ayakta
tutan dirlik (tımar) sisteminin dolayısıyla ordunun, verginin, sanâyî, ticâret
ve tarımın esasları mahzenlerdeki defterlerdeydi (Bkz. Tapu Tahrir Defterleri).
Dîvân-ı
hümâyûnda ve Bâb-ı âlî’deki evrak ve vesîkaların çoğu parça kâğıtlar, bir kısmı
da cildli defterler hâlinde idi. Bu defter ve evraklar, senelerine göre
tasnifleri yapılarak mahzenlerde saklanırdı. Ehemmiyetlileri, kese ve torbalara
konulurdu. Her dâirede işleme tâbi tutulan bir günlük evrak tomar yapılır, her
ayın tomarı bir torbaya ve her yılın torbaları da bir sandık veya sandıklara
konularak muhafaza edilirdi. Mâliye hazînedârbaşısı tarafından hazırlanan evrak
keseleri, lüzumunda sadrâzamın buyruldusu ile îcâb eden yerlere verilirdi.
Bilhassa sefere gidilirken lüzumlu mikdarda kese götürülürdü. Keselerin;
mektup, kupon, ferman, has, rüûs, kâime yâni tahrîrât kesesi, büyük telhis ve
küçük telhis kesesi, hatt-ı hümâyûn keseleri yanında atlas büyük torba gibi
çeşitleri bulunur, bunlar; bez, atlas ve kumaştan yapılırdı. Keselerin tamâmına
yakını kırmızı atlastan, torbalar da bez ve atlastan olurdu. Evraklar kese ve
torbalara konduktan sonra etiketlenerek yine etiketli sandıklara yerleştirilir
ve mahzenlere kaldırılırdı. Yeni kayıtlar; Paşakapısı’ndaki (sonraları Bâb-ı
âlî) mahzende saklanır, bakmak îcâb ettiği zaman veya tashîh lüzumunda izinle
saray mahzenindeki eski kayıtlara bakılırdı. Kalemlere gelen evraklar, işi
bitsin bitmesin, akşam mahzene kaldırılır, sabah tekrar getirilirdi.
Pâdişâhların
hatt-ı hümâyûnları görüldükten sonra reîs-ül-küttâba teslim edilir, o da her ay
bunları birer torbaya koyup mühürledikten sonra husûsî bir sandıkta muhafaza
ederdi. Bu suretle pâdişâhların sadrâzamlara gönderdiği her türlü hatt-ı
hümâyûnlar, ayrı ayrı torbalarda saklanırdı. Pâdişâh okumak arzu ettiği zaman
emânet olarak kendisine gönderilir, sonra geri alınarak tekrar yerine konurdu.
Evrakların
muhafazasından Dîvân-ı hümâyûn üyesi olan Nişancı sorumlu idi. Reîs-ül-küttâb
ve defter emîni onun emrinde idi (Bkz. Nişancı). Fakat on altıncı asır
ortalarından sonra reîs-ül-küttâb ile defter emîni nişancının önüne geçtiler.
Defter ve kayıtlarda yapılan her türlü düzeltme, nişancının kalemi ve
marifetiyle yapılırdı. Nişancının bu vazifesi ile ilgili pâdişâhtan başkasının
sözlü emri geçersiz idi. Hattâ sadrâzam bile pâdişâh tuğrası ve muvaşşah ferman
ile evrak isteyebilir ve bizzat nişancı tarafından verilip alınırdı. Diğer nâzırlar
nişancının makamında teslim alırlardı. Tapu tahrir defterinde yapılacak bir
kayıt tashihi için nişancıya yazılacak fermana bizzat sadrâzam pâdişâhın
tuğrasını çeker, nişancı da kendisine gelen fermanın köşesine; “Defteri gele”
diye yazarak defter eminine gönderirdi. Güzel bir şekilde tasnif edilen
milyonlarca vesika ve defter arasından istenilen defteri sür’atli bir şekilde
bulup çıkaran defter emîni de, defterhâne kesedarı vasıtasıyla defteri
nişancıya yollar, nişancı defter üzerinde gerekli tashîhi yaptıktan sonra oraya
fermanı da ekler, defterhâneye gönderirdi. Tâli derecedeki defterlerin başka
yerlere gönderilmesi îcâb ettiği durumlarda, sadrâzamın, defter eminine yazdığı
buyruldu ile defterhâneden çıkarılarak istenilen yere gönderilir ve defter emîni
tarafından tâkib edilirdi. Defter iade edilince ne kadar dışarıda kaldığı
deftere kayd edilirdi. Son devirlerde nişancının derecesi düşmesine rağmen
kayıtlarda yapılacak tashihler, yine onun kalemiyle yapılırdı. Fakat tımar ve
zeamet işlerine, dîvân-ı hümâyûn reisi olan reîs-ül-küttâblar bakardı.
Sefer
durumunda lüzumlu defterler de birlikte götürülür, nişancı ve defter emîni
merkezde birer vekil bırakarak sefere iştirak ederlerdi. Defter emîni
defterleri muhafaza eder, nişancı da gerekli kayıt ve tashihleri yapardı.
Devletin her türlü hukukî bilgilerine sâhib olan nişancı hâricinde, hiç kimse
pâdişâh dahi olsa eski evraka tashih için dahi hiç bir şekilde bir çizik
çizemez veya silemezdi. Nişancı da sadrâzamdan pâdişâh tuğrası çekilmiş ferman
almadan kendisi hiç bir işaret koyamazdı. Değişikliğe fermanı da eklerdi.
Vesikaların çalınmasında veya tahrif edilmesinde rolü olanlar cezalandırılırdı.
Osmanlı
Devleti’nde millî arşivcilik konusunda ileri derecede teşebbüs, devrin mâliye
nâzırı olan Safveti Paşa’nın 1845’de Enderûn’daki târihî vesika ve
defterleri bir tertibe koyması ile başlamıştır. Günümüz anlayışına uygun
arşivcilik 1846’da Hazîne-i evrak dâiresinin kurulmasıyla başlar ve bu da
bugünkü Başbakanlık Arşivinin çekirdeğini teşkil eder. Hazîne-i Evrak nezâretinin
başına getirilen Hasen Muhsin Efendi’nin kıymetli çalışmalarıyla arşive dâhil
vesikaların tertibi ve arşivin çalışma tarzını belirten 1849 Hazîne-i evrak
nizâmnâmesi ile Türk arşivciliği belirli bir düzene girmiştir.
Çalınıp
satılan, yakılıp yırtılan, Osmanlılardan ayrılmış olan çeşitli devletlerin
elinde kalanların yanında 1930’larda Bulgarlara hurda kâğıt olarak satılan
milyonlarca vesîkadan sonra şu anda yüz milyonun üzerinde târihî vesîka
bulunduran Başbakanlık Osmanlı Arşivi; yalnız Türkiye’nin değil, Osmanlı
Devleti’nin sona ermesinden sonra toprakları üzerinde kurulan devletlerin de
ana arşivi durumundadır. Başbakanlık Osmanlı Arşivi 1943 yılında kurulmuş olup,
1954’de Başbakanlık Merkez Teşkilâtı içine alınmıştır. Ayrıca Topkapı Sarayı,
İstanbul müftülüğü, Tapu kadastro müdürlüğü gibi Osmanlı devri belgelerini
muhafaza eden başka arşivler de vardır.
¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾
1) Osmanlı Devleti’nin Merkez ve Bahriye
Teşkilâtı; sh. 76
2) Rehber Ansiklopedisi; cild-1, sh. 370
3) Büyük Türkiye Târihi; cild-9, sh. 67
4) “Türkiye’de İmparatorluk devirlerinin büyük
nüfus ve arazi tahrirleri ve hakana mahsus istatistik defterleri (Ö.L Barkan,
İktisat Fak. Mecmuası, cild-2, sayı-1, İstanbul-1941); sh. 21