Ansiklopedilerin kullanılmasındaki mühim hususlar; konuların düzenlenmesi, madde başlarının kolayca aranıp, bulunabilmesi ile ilgilidir. Bazen bir konu,mevcut olduğu halde bulunamayabilir. Yeni Rehber Ansiklopedisi, genel kültürün gerektirdiği hemen her konuya yer vermiştir. Ancak bu konuları ararken ansiklopedinin düzeniş (tasnif) biçimi hakkında aşağıdaki açıklamları okuöakta fayda vardır:
Türk-Müslüman şahsiyetler madde başlarında isim-soyisim sırasına göre yer almış (AHMED HAMDİ TANPINAR, ZİYÂ-ÜL-HAK); ön ismi, lakabı veya ünvanı ile tanınıyorlar ise bu sıfatı başa getirilerek tanıtılmıştır. (BALTACI MEHMED PAŞA, KÂNÛNÎ SULTAN SÜLEYMAN HAN, GENÇ OSMAN, İMÂM-I RABBÂNÎ, MEVLÂNÂ CELÂLEDDÎN-İ RÛMÎ).
Yabancı şahsiyetlerin madde başı isimlendirmesinde tutulan yol ise şu şekildedir: Yabancı isim tek kelimeden meydana geliyorsa, Türkçedeki yaygın olan isim kullanılmış (Aristoteles yerine ARİSTO, Arkhimedes yerine ARŞİMED): yabancı isim adı ve soyadıyla bilinirse, orijinal söyleyişe göre önce soyadı, sonra adı gelecek şekilde yazılmıştır:
SHKESPEARE, William (Şekspir)
COLUMBUS, Christopher (Kristof Kolomp),
Ansiklopedide, Osmanlı Sultanları, İsimlerinin ilk harflerine göre sıralanmış; ancak bazı sultanlar, meşhur oldukları lakapların ilk harflerine göre yer almışlardır:
Ahmed Han-I,
Ahmed Han-II,
İbrahim Han,
Selim Han-II
Fâtih Sultan Mehmed Han
Kânûnî Sultan Süleyman Han
Yavuz Sultan Selim Han gibi.
Atıf yapma, yani bakınız (Bkz.) diyerek gösterme, aşağıdaki maksatlarla yapılmıştır;
Bir madde metninin daha iyi anlaşılması ve daha fazla bilgi edinilmesine yardımcı olmak için atıf yapılmıştır. Mesela, Bilirubin metninin bir yerinde, ilgili olduğu için (Bkz. Sarılık) demek gibi.
Aranılan maddeye kolayca ulaşmayı sağlamak için, o maddenin müteradif, eşanlamlı kullanılışlarına ulaşmak için gönderme yapılmıştır. Mesela:
Bronz (Bkz. Tunç)
Meteor (Bkz. Akanyıldız) gibi.
Alt başlık veya yan başlık olarak isimlenmiş bir konunun madde olarak bulunmasını kolaylaştırmak için kullanılmıştır. Mesela, anonim Şirket (Bkz. Şirketler) gibi.
Kısaltılmış şekli çok yaygın olarak kullanılan madde başlıklarının izahını kolaylaştırmak için kullanılmıştır. Mesela, AGİK (Bkz. Avrupa Güvenlik ve İşbirliği Konseyi) gibi.
Fazla bakınızlardan sakınmak için çağrışımı çok kolay olan maddeler için atıf yapılmamıştır. Mesela beyaz ayı Ayıda anlatılmış Bkz. Yoktur.
Dünyaca meşhur yerleşim merkezleri (bilhassa başşehirler) ayrı başlıklarla verilmiş, diğerleri ilgili devletlerde anlatılmıştır.
Ansiklopedinin hazırlanış tarihine kadar ilçe durumunda bulunan yerleşim merkezleri bağlı oldukları iller belirtilmek suretiyle son cildin sonunda İlçeler Fihristi ile listelenmiştir.
İmlâ tekniği hususunda da şu esaslara uyulmuştur:
Özel isimler: ülke, şehir, mahal isimleri: gazete, dergi, kitap, kanun ve başlıklar büyük harfle basılmış, kesme işaretiyle ayrılmıştır. Birleşik yazılan yer (mahal) tamlamaları
kesmeyle ayrılmış (Selimpaşa’dan); sahıs tamlamalarının sonundaki saygı, ünvan,
meslek bildiren takma isimler ayrı yazılmış ve kesme ile ayrılmamıştır (Selim Pasadan,
Koca Mustafa Paşanın. Edhem Efendiye, Eyüp Sultana).
Dağ, orman, ova. çöl, yayla. plato, vadi, geçit, boğaz, havza, yön; savaş, zafer, sefer, muharebe, muahede, antlaşma: göl, okyanus, nehir, ırmak, çay, körfez, deniz, ada,
baraj; devlet, kurum, kuruluş; bina, kale, tarihi eser, cami, adres gibi tamlama ve ibareler büyük harfle başlamış, kesmeyle ayrılmamıştır. Tamlamalardaki kelimelerin birleşmesi halinde kesme kullamlmıştır (Bozdağı’nda, Büyükada’ya). Köy, ilçe, il, bucak,
eyalet, sancak, bölge tamlamaları küçük harfle yazılmış, kesme konmamıştır (Sinanlı
köyünde).
Yeni rehber Ansiklopedisi'nde mübarek şahsiyetletin isimlerinden önce veya sonra kullanılan mühim sıfatlar ve tazim sözleri küçük harflerle yazılmış, bunlar için
kısaltma ve kesme kullanılmamıştır:
Resûllullah sallallalahü aleyhi ve sellem, Ey Resûlullah'ın (sallallahü aleyhi ve sellem) elçisi, Peygamber efendimiz, hazret-i Ömer, Âişe radıyallahü anhâ gibi.
Din, mezhep, tarikat, millet, topluluk isimleri büyük harfle başlamış. kesmesiz yazılmıştır (Türkçenin, İslamiyetten, İslamın, Müslümanlara, Hıristiyanlıkta, Hanefidir,
Nasturiler, Katolikler, Yahudilerin, Fransızların. Romalılar, Selçukluların, Dulkadiroğlunun, Ankaralılar).
Son yüzyıldan önceki asırlara ait şahsiyetlerin doğum ve ölüm tarihleri, miladi tarihlerinin yanısra hicri tarihleriyle de verilmiştir. Mesela:
30 Mart 1431 (H.833) Pazar günü Edirne'de doğdu.
Şahsiyetler, devletler, iller, bitkiler ve hayvanlar, örnek bir şablona göre yan başlıklarla yazılmış ve ansiklopedi içinde yeknesaklık sağlanmıştır.
Türkçemizde, yeni bir kavramı karşılamak için başvurulan hususlardan biri, iki veya daha çok kelimeden meydana getirilen birleşik kelimelerdir. Bu yolla dilimizde pek çok terim türetilmiştir. Ancak, bilhassa bitki, hayvan gibi konularda bu husus oldukça karışık haldedir. Aynı anlamlar taşıyan kelimelerin, tek kelime gibi bir tek kavramı
karşılaması, her birleşik kelimede ayrı ayrı ve derece derecedir. Birleşenler kendi manalarını koruyabileceği gibi, bunlardan biri veya ikisi öz anlamlarını kaybetmis olabilir. Bu husus dünya dillerinde de bir kurala bağlanamamış; Fransızcada ayrı, Almancada birleşik ve İngilizcede ayrı-bitişik-tireli biçimleriyle yer almıştır.
Bizim, Ansiklopedide tuttuğumuz yol ise şu olmuştur: Çok yaygın olan birleşik kelimeler aynen muhafaza edilmiş (tereyağ, zeytinyağı); birleşenlerden biri veya her ikisi asıl
anlamını kaybetmiş, manaca yeni bir kelime meydana getirilmiştir (pisibalığı, denizatı).
Kısaltmaların sonuna getirilen ekler, kısaltmanın okunuşuna göre yazılmıştır
(TBMM'ye, TMO'dan, cm’nin, H20’dan, HCl‘nin). Madde metinlerinde yer alan kısaltmaların manaları için “Kısaltmalar maddesine bakınız.